项目管理者需要善于使用项目管理软件

在项目管理中,项目管理软件作用显而易见,将项目管理软件的重要作用归纳为如下几点。


1.提高项目管理水平


信息技术的价值是通过应用而体现的,项目管理软件也不例外。但由于国内整体管理水平偏低,对项目管理知识体系缺乏了解,造成项目管理软件应用困难重重。有实力的项目管理人才不足,也成了提高企业项目管理水平的瓶颈。

虽然国内从事项目管理的人数已经有几百万人,但是我国的项目管理水平仍不尽人意。同发达国家相比,我国的项目管理还处于一个相对落后的阶段。这不仅体现在专业化的项目管理观念落后,业务领域的应用范围较为有限,在实施项目管理的能力上,企业也需要通过大量的培训、投入和流程改进来提升自身的项目管理能力。国内企业未能在项目中全面系统地采用项目管理这种先进管理方法,没有形成专业化。与其它的企业应用软件一样,项目管理软件,尤其是企业级的应用软件同样面临两方面问题。


一方面,供应商需要对软件的功能进行完全的本地化,设计一系列切合实际的、循序渐进的实施咨询方法,以及做好对国内市场长期投入的准备。对于用户来讲,他们关心的不仅仅是软件的功能强大、界面好看、技术先进等特点,而且还有软件产品或解决方案是否适合企业的实际需求。只有符合企业的实际管理需求,适合国内管理人员素质的软件产品才会受到用户的欢迎和推广。另外,项目管理软件必须采用国际最先进的技术和工具,能够体现出国际最先进的项目管理思想。

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项目管理软件提供商的服务是否到位,也是软件能否成功应用的关键。毕竟,项目管理对于国内大多数企业来说还是比较新鲜的,软件厂商不仅要推销自己的产品,还应该通过咨询、培训等服务形式帮助用户学习项目管理的知识和方法。一些国内的软件公司对服务不够重视,或者用户不愿意为服务而投资,从而产生了软件买了但用不好的现象,甚至用不起来,最终成了摆设。


另一方面,用户应该注重管理流程改进与文化变革、对员工的培养以及明确定义需求范围。目前,大多数用户对项目管理的知识体系不是非常了解。用户首先应该学会项目管理的方法和工具,这样,在使用软件过程中才能得心应手。现在经常出现的现象是,项目经理往往把所有的项目计划和流程都只是记在脑子里,但是没有落实成为制度化、企业化的东西。这样很难保证项目的精确管理,只有把数据和信息落实到软件中去,项目人员才能够及时了解项目进展。软件只是一个工具,项目管理人员首先要考虑项目管理怎么做。

项目的不确定性也是项目管理软件应用不畅的重要因素之一。项目实施过程中,会出现许多项目管理人员不可控制的变数,使得软件的正常应用变得很困难。这一点在IT行业也非常突出,比如在一个信息化改建项目中,项目经理已经完成了计划,但是在项目实施过程中遇到了不可控因素造成项目不能继续,软件的使用也只能终止。


近几年来,随着各种培训机构的建立,国内出现了真正意义上的职业项目经理人。但是过去,那种来了新项目就调来做项目管理,项目结束又官复原职的现象,在许多企业和机构中仍旧普遍存在。这些临时的项目经理人往往只有一两次实践,无法积累经验,其管理水平难以得到锻炼和提高。企业应该重视项目经理的培养,让中、高层项目管理人员逐步走上专业化道路,像律师、医师、会计师那样形成有特色的行业。同时,企业领导不但应该具备一定的项目管理的知识,还应该对项目管理软件有一定的认识。现在社会上,存在这样的一些企业领导,他们认为软件看不见摸不着,从而低估了软件的作用。当软件为企业节约了成本,带来了效益时,他们往往认为这是公司职员劳动的结果,而不能发现软件的价值。


目前为止,管理环境并不利于项目管理软件的实施。在国内市场上,许多行业的管理和制度不健全,使项目的进度没法得到保证。比如,项目需要输入生产某个产品的制造周期时,工厂往往不能给出准确答案,因此计划就很难做到精确。这就需要全社会的生产企业都要提高管理水平,才能够去满足社会对项目管理的需要。






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